1. Theo dõi thông tin về tiến trình Thầu để cập nhật cho các đội liên quan và/hoặc đáp ứng các yêu cầu phát sinh từ Nhà Thầu.
- Triển khai hồ sơ thầu.
- Theo dõi, cập nhật thông tin về các gói thầu.
- Mua hồ sơ, chuẩn bị, nộp hồ sơ dự thầu đúng hạn. Theo dõi và cập nhật kết quả sau khi nộp hồ sơ.
- Liên hệ khách hàng, bệnh viện để xử lý các công việc liên quan đến thầu, hợp đồng tương tự.
- Chuẩn bị sẵn sàng các tài liệu cần thiết để phục vụ cho việc làm hồ sơ dự thầu và thực hiện làm thầu hàng năm cho các bệnh viện theo đúng tiến độ.
- Chuẩn bị hồ sơ dự thầu: soạn thảo, sắp xếp, sao y, photo, đóng gói hồ sơ dự thầu, hợp đồng.
- Sắp xếp kiểm tra phụ lục và đóng quyển hồ sơ.
- Cải tiến các hoạt động liên quan đến công việc thầu đảm nhiệm; giải trình, khắc phục các sai sót; cập nhật các thông tin về sản phẩm, chứng chỉ pháp lý; cập nhật các quy định về đấu thầu, kinh doanh vật tư thiết bị y tế...
- Thực hiện một số công việc khác theo sự phân công của người quản lý
2. Theo dõi và cập nhật thông tin về Kết quả Thầu cho các bộ phận liên quan
3. Hồ sơ hoàn công
+ Kiểm tra hồ sơ hoàn công - Đối chiếu bản vẽ thiết kế với thực tế thi công.
+ Lập biên bản nghiệm thu - Ghi nhận kết quả kiểm tra từng hạng mục công trình.
+ Lưu trữ hồ sơ - Sắp xếp tài liệu khoa học để phục vụ công tác kiểm toán, thanh tra.
+ Phối hợp với các bên liên quan - Làm việc với chủ đầu tư, nhà thầu để xác nhận hồ sơ.
4. Hồ sơ quyết toán
+ Tổng hợp số liệu - Thu thập thông tin về khối lượng, chi phí thực tế của công trình.
+ Kiểm tra chứng từ thanh toán - Đối chiếu với hợp đồng và thực tế thi công.
+ Chuẩn bị báo cáo quyết toán - Đảm bảo hồ sơ đầy đủ, chính xác trước khi trình duyệt.
