1. Công tác thu mua
• Xây dựng và triển khai kế hoạch thu mua: Vật tư, hàng hóa, trang thiết bị, dịch vụ phục vụ vận hành TTTM, văn phòng, dự án.
• Tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn và quản lý nhà cung cấp: Đàm phán giá, điều khoản hợp đồng, thời gian giao hàng.
• Soạn thảo, kiểm soát: Đề nghị mua hàng, hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng (PO).
• Phối hợp các phòng ban: Kỹ thuật, Vận hành, Marketing, Hành chính... để xác định đúng nhu cầu.
2. Quản lý kho bãi
• Tổ chức, quản lý toàn bộ hoạt động kho: Nhập – xuất – tồn kho vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ.
• Thiết lập và kiểm soát: Quy trình nhập kho, xuất kho, lưu trữ, bảo quản.
• Đảm bảo kho bãi:
o Gọn gàng, an toàn, đúng quy định PCCC
o Phân loại, sắp xếp khoa học, dễ kiểm soát
3. Kiểm soát tồn kho & chi phí
• Theo dõi tồn kho tối thiểu – tối đa.
• Định kỳ:
o Kiểm kê kho (tháng/quý/năm)
o Đối chiếu số liệu thực tế – sổ sách
• Phối hợp Kế toán:
o Kiểm soát giá vốn, chi phí thu mua
o Xử lý chênh lệch, hao hụt, hư hỏng
4. Quản lý tài sản & công cụ dụng cụ
• Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ dùng chung:
o Cấp phát – thu hồi – theo dõi sử dụng
• Phối hợp Hành chính & Kế toán:
o Kiểm kê, đánh giá tình trạng tài sản
o Đề xuất sửa chữa, thanh lý khi cần
5. Quản lý nhà cung cấp & hợp đồng
• Đánh giá hiệu quả nhà cung cấp định kỳ:
o Giá cả – chất lượng – tiến độ – dịch vụ
• Giải quyết các vấn đề phát sinh:
o Chậm giao hàng, sai chất lượng, sai số lượng
• Lưu trữ hồ sơ nhà cung cấp, hợp đồng, báo giá.
6. Quản lý nhân sự bộ phận
• Phân công, giám sát công việc:
o Nhân viên thu mua
o Thủ kho
• Đào tạo, hướng dẫn quy trình nghiệp vụ.
• Đánh giá hiệu quả công việc, đề xuất khen thưởng/kỷ luật.
7. Báo cáo & cải tiến
• Lập báo cáo định kỳ:
o Tình hình thu mua
o Tồn kho – luân chuyển kho
o Chi phí thu mua
• Đề xuất cải tiến:
o Quy trình thu mua
o Giải pháp tối ưu kho bãi, giảm tồn, giảm chi phí
